Zadania

Z widoku szczegółów oraz listy zadań mamy dostęp do wielu dodatkowych opcji, takich jak np. wystawienie faktury, dodanie oferty czy dodanie notatki. Wszystkie w taki sposób dodane obiekty będą od razu przypisane do danego zadania bądź zadań.

Dodawanie obiektów przypisanych do zadania

Aby przypisać obiekty do zadania, musimy wejść w jego szczegóły. W tym celu klikamy w moduł „Zadania” w menu górnym, a następnie klikamy w nazwę zadania, do którego ma zostać przypisana np. notatka bądź dokument magazynowy.

Po prawej stronie mamy dostęp do ikony . Jej kliknięcie rozwinie nam ukrytą listę, z której możemy wybrać jedną z poniższych opcji:

• Dodaj fakturę – powoduje dodanie nowej faktury do zadania,
• Dodaj dokument magazynowy – powoduje dodanie nowego dokumentu magazynowego do zadania,
• Dodaj ofertę/zamówienie – powoduje dodanie nowej oferty bądź zamówienia do zadania,
• Dodaj notatkę – powoduje dodanie notatki do zadania.

Ważne! Każdy z tych elementów będzie bezpośrednio przypisany do aktualnie otwartego zadania. 

Aby znaleźć wymieniony powyżej element, który przypisaliśmy do zadania, należy wejść w ikonę w widoku  szczegółów po prawej stronie zakładek:

Natomiast jeśli chcemy przypiąć do głównego widoku zakładek tą, która znajduje się na ukrytej liście, musimy kliknąć ikonę po prawej stronie nazwy zakładki, która nas interesuje:

Ponadto mamy dostęp do takich opcji jak:

• Usuń – powoduje usunięcie zadania,
• Wyświetl pomoc – na górze strony pokaże nam się komunikat ze skróconą instrukcją korzystania z Zadań,
• Filmy instruktażowe Firmao – kliknięcie w ten widok przeniesie nas do kanału Firmao na Youtube
• Zmień układ widoku – mamy dwa widoki szczegółów do wybrania, każdorazowe kliknięcie wywoła krótkie odświeżenie widoku strony;
• Dostosuj widoczne pola – za pomocą tej opcji możemy dostosować, jakie szczegóły zadania będą wyświetlane,
• Drukuj ten widok – po kliknięciu w to pole, wyświetli nam się okno z ustawieniami drukowania:

Podzadania/Zadanie utworzone na podstawie tego, które zostało wcześniej utworzone

Nowe zadanie może też zostać utworzone na podstawie innego zadania (domyślnie posiada wszystkie dane zadania, od którego zostało utworzone) bądź może też być utworzone jako podzadanie. Każde zadanie może posiadać dowolną ilość podzadań. W celu zakończenia zadania głównego wszystkie przypisane do niego podzadania muszą być zakończone. 

Aby utworzyć nowe zadanie na podstawie wybranego, klikamy na przycisk „Dodaj na podstawie wybranego zadania”.

Otworzy się nowe okno tworzenia zadania, w którym pola zostaną wypełnione danymi z zadania, na którego podstawie tworzymy nowe zadanie.

Natomiast aby dodać podzadanie, musimy kliknąć w ikonę awatara, a następnie w „Ustawienia firmy„:

Następnie przechodzimy do zakładki „Pozostałe” i zaznaczamy pole wyboru „Podzadania„.

Dzięki temu uzyskujemy dostęp do zakładki „Podzadania” w widoku szczegółów firmy.

System Firmao umożliwia wyliczanie danych zadania na podstawie jego podzadań. Aby włączyć tę opcję, przechodzimy do widoku szczegółów zadania. Musimy posiadać przypisane do głównego zadania przynajmniej jedno podzadanie, aby pole wyboru z “Automatycznym wyliczaniem danych z podzadań” stało się aktywne. Gdy spełnimy oba warunki – posiadanie podzadań i zaznaczone pole wyboru w szczegółach zadania – zostanie automatycznie wyliczony status, faktyczny i planowany czas wykonania, rozpoczęcia oraz zakończenia, a także procent jego ukończenia.

Przykład: Jeżeli posiadamy 3 przypisane podzadania do jednego z głównych zadań, pierwsze z nich zaczyna się 10 lipca, a trzecie kończy się 20 lipca, to czas wykonania zadania zostanie ustawiony na okres 10-20 lipca. 

Widok listy i szczegółów zadań

Informacje o wszystkich utworzonych zadaniach można przeglądać oraz edytować za pomocą widoku listy. Edytowalne z tego widoku są wszystkie dostępne pola, z wyjątkiem autora zadania.

Jeżeli brakuje nam jakiegoś elementu, który chcemy edytować z widoku listy, w prawym górnym rogu, na prawo od widocznego na powyższym zrzucie ekranu zielonego przycisku “Dodaj”, klikamy ikonę , a następnie “Dostosuj widoczne kolumny”.

W następnej kolejności otworzy się okno, w którym możemy zaznaczać pola wyboru przy elementach, które chcemy ustawić jako widoczne.

Aby zapisać wprowadzone zmiany, klikamy zielony przycisk “OK” w prawym dolnym rogu strony.

Menu zakładek w widoku szczegółów zadania

Klikając na nazwę wybranego zadania, przechodzimy do widoku szczegółów. W widoku szczegółów wybranego zadania można uzupełniać/edytować dane z nim powiązane.

W menu zakładek mamy dostęp do wielu funkcji odnośnie zadania. Możemy tutaj m.in. dodawać załączniki, tworzyć przypomnienia oraz przypisywać pola dodatkowe, dodawać komentarze.

• Opis z możliwością dodawania komentarzy; więcej na ich temat przeczytamy tutaj;
• Pliki – zakładka, w której możemy do aktualnego zadania,
• Podzadania – zakładka, w której zarządzamy przypisanymi podzadaniami
• Gantt – przegląd wszystkich poprzedników (zadań, które powinny być wykonane przed wybranym zadaniem) oraz następników (zadania, które powinny być wykonywane po wybranym zadaniu),
• Faktyczne czasy pracy – przegląd utworzonych wszystkich zakończonych czasów pracy nad zadaniem. W zakładce można także tworzyć nowe czasy pracy (zakończony czas pracy, planowany czas pracy, urlop, choroba), 
• Planowany czas pracy – przegląd utworzonych wszystkich planowanych czasów pracy nad zadaniem.
• Przypomnienia – przegląd wszystkich przypomnień powiązanych z wybranym zadaniem. W zakładce można także dodawać nowe przypomnienia, edytować oraz usuwać przypomnienia istniejące w systemie. 
• Finanse – analiza kosztów firmy związanych z wykonywaniem danego zadania przez pracowników. System wylicza zarówno wartości kosztów i cen planowanych jak i faktycznych,
• Notatki – przegląd wszystkich notatek powiązanych z danym zadaniem. W zakładce można także dodawać nowe notatki oraz edytować dane notatek już istniejących w systemie,
• Emaile – przegląd wszystkich wiadomości email wysłanych i otrzymanych w związku z realizacją danego zadania,

Ważne! Kiedy przypinamy emaila do zadania, automatycznie uzupełnia nam się temat maila, a w nawiasie podane ID podpinanego zadania. Nie możemy go usuwać, ponieważ odpowiedzi zwrotne nie zostaną przypięte do zadania (będą widoczne jedynie w skrzynce odbiorczej w module “Wiadomości E-mail”).

• Pola dodatkowe – wpisywanie wartości do zdefiniowanych pól dodatkowych powiązanych z obiektem „Zadanie”,
• Historia zmian umożliwia przegląd wszystkich zmian powiązanych z wybranym zadaniem,
• Uprawnienia – podgląd na listę użytkowników posiadających uprawnienia do danego zadania,
• Dokumenty magazynowe – pogląd dokumentów magazynowych przypisanych do zadania; z tego poziomu mamy również możliwość ich dodawania oraz edycji poprzez kliknięcie w niebieski numer dokumentu.
• Faktury – przegląd przypisanych faktur z możliwością dodawania nowych faktur oraz edycji uprzednio dodanych,
• Oferty/zamówienia – przegląd przypisanych ofert lub zamówień z możliwością dodawania nowych pozycji oraz edycji uprzednio dodanych,
• Otwarte/zamknięte podzadania – te dwie osobne zakładki dają możliwość podziału podzadań na otwarte i zamknięte.

Zakładka Finanse w module Zadania

Aby uzupełnić finanse, przechodzimy do widoku szczegółów danego zadania. Następnie z menu zakładek wybieramy „Finanse”. W tym widoku są dostępne m.in. koszty wykonania i cena, jaką firma otrzyma za wykonanie tego konkretnego zadania. Kliknięcie ikony z prawej strony pola włącza/wyłącza jego edytowalność.

Wskazówka: Faktyczny i planowany koszt wykonania oraz faktyczna i planowana cena mogą być zarówno wprowadzane ręcznie (jeżeli ikona    jest szara), jak i automatycznie (jeżeli ikona    jest zielona).

Faktyczny koszt wykonania
Suma faktycznych kosztów pracy pracowników firmy oraz sprzętu nad tym zadaniem. 

Faktyczna cena
Jest wyliczana na podstawie faktycznego czasu wykonywania zadania pomnożonego przez cenę za
godzinę pracy wykonujących je pracowników i sprzętu.

Planowany koszt wykonania
Jest wyliczany na podstawie planowanego czasu wykonywania zadania pomnożonego przez koszt
godzinowy pracy pracowników i sprzętu do niego przypisanych.

Planowana cena
Jest wyliczana na podstawie faktycznego czasu wykonywania zadania pomnożonego przez cenę za
godzinę pracy wykonujących je pracowników i sprzętu.

Bilans
Bilans jest różnicą faktycznej ceny wykonania zadania i faktycznego kosztu wykonania zadania. Przedstawia zysk, jaki wypracowała firma, wykonując to zadanie.

Ważne! Pole „Bilans” jest stale nieedytowalne. Automatycznie wylicza różnicę faktycznego kosztu wykonania i faktycznej ceny, bez względu na to czy pozostałe dane wprowadzimy ręcznie, czy zostaną wyliczone automatycznie.

Faktyczne dodatkowe wydatki
Jest to kwota dodatkowych wydatków, o którą zostanie zwiększona cena zadania. Będą to wszelkie koszty, które powstały w trakcie realizacji zadania, a nie mogły być uwzględnione w postaci ceny pracy pracownika lub sprzętu.

Rabat
Wartość rabatu w procentach, o którą zostanie zmniejszona cena zadania. Dzięki temu możesz stosować różne stawki w zależności od indywidualnych ustaleń z klien

Wykres Kanban w Zadaniach

Zamiast widoku listy możemy ustawić widok wykresu Kanban. Dzięki niemu uzyskamy przejrzysty dostęp do wszystkich naszych zadań i ich podziału na statusy.

Aby przejść do wykresu Kanban w zadaniach, musimy kliknąć w ikonę Kanban obok nagłówka modułu:

Więcej na temat wykresu Kanban i jego funkcjonalności przeczytamy tutaj.